In molte aziende il preventivo si costruisce leggendo capitolati, disegni e listini. È un lavoro di lettura, quindi automatizzabile in buona parte.
La formulazione è volutamente asciutta, perché la conclusione non è ovvia per tutti. La preventivazione viene percepita come attività di valutazione, e lo è nella parte finale. Nella parte iniziale, che assorbe la maggior parte del tempo, è raccolta e trasformazione di informazioni.
Su quella parte si può intervenire, e l’effetto si vede su due indicatori che la direzione commerciale segue già.
Il percorso tipico di una richiesta d’offerta
La sequenza si ripete con poche varianti.
Arriva una richiesta, spesso via email, con allegati: capitolato, specifiche tecniche, disegni, talvolta un modulo del cliente da compilare.
Qualcuno legge il capitolato e individua i requisiti rilevanti: quantità, tolleranze, materiali, trattamenti, normative applicabili, tempi di consegna, condizioni contrattuali.
Si verifica se esiste una configurazione simile già quotata in passato. Questa verifica dipende dalla memoria delle persone e spesso non viene fatta, perché cercare costa più che rifare.
Si costruisce la distinta, si recuperano i prezzi dei componenti e i tempi di lavorazione, si applicano i criteri di ricarico.
Si redige l’offerta e la si invia.
I tempi morti sono concentrati nei primi tre passaggi. Sono attesa e lettura: attesa che l’ufficio tecnico si liberi, lettura di documenti che il cliente ha strutturato a modo suo.
L’effetto pratico più costoso non è il tempo in sé. È la selezione implicita: quando le richieste superano la capacità, alcune non vengono quotate. Nessuno decide di rinunciare, semplicemente la risposta arriva tardi o non arriva.
Estrazione dei requisiti e riconciliazione
Il contributo si colloca esattamente nei passaggi due e tre.
Estrazione dal capitolato. Il sistema legge la documentazione ricevuta, in formati e strutture non uniformi, ed estrae i requisiti riconducendoli a uno schema interno costante: quantità, materiale, tolleranze, trattamenti, normative citate, tempi richiesti, condizioni particolari.
Ogni requisito estratto conserva il riferimento al punto del documento da cui proviene. È necessario per la verifica e lo è ancora di più in caso di contestazione successiva sull’oggetto dell’offerta.
Segnalazione delle criticità. Requisiti incompatibili tra loro, tolleranze fuori dal campo di lavorazione abituale, normative non tra quelle presidiate, condizioni contrattuali che si discostano dallo standard. Sono gli elementi che, se non intercettati in fase di offerta, si trasformano in problemi di produzione o in margine eroso.
Riconciliazione con distinta e listini. Il sistema associa i requisiti alle voci di distinta e ai componenti a catalogo, recupera i prezzi correnti e i tempi di lavorazione dai sistemi aziendali, e propone una configurazione di partenza. Dove l’associazione è incerta, la segnala invece di forzarla.
Recupero dei precedenti. Individua le richieste analoghe già quotate, con esito e margine realizzato. È la funzione con il ritorno più immediato, perché rende utilizzabile un patrimonio informativo già esistente e oggi poco consultato.
Sui disegni tecnici la lettura automatica delle quote dimensionali è oggi praticabile con modelli che interpretano il disegno insieme al testo. In un progetto realizzato in ambito manifatturiero abbiamo misurato un’accuratezza dell’86 per cento nell’estrazione automatica delle quote da tavole CAD reali del cliente, con i casi a bassa confidenza segnalati per revisione dell’ufficio tecnico.
Il preventivista resta la valutazione
La parte che non si automatizza è quella che determina l’esito commerciale.
La fattibilità tecnica nei casi non standard, che richiede esperienza di produzione e conoscenza dell’attrezzaggio disponibile.
La valutazione del rischio: un cliente nuovo, una tolleranza al limite, un materiale con approvvigionamento incerto.
La politica di prezzo, che dipende dalla relazione con il cliente, dal carico di stabilimento, dalla strategia commerciale del periodo.
La decisione se partecipare, che in alcuni casi è la decisione più redditizia.
Il sistema porta il preventivista a questo punto più rapidamente e con più informazioni: requisiti strutturati, criticità evidenziate, precedenti confrontabili, configurazione di partenza. La valutazione resta sua.
Su questo va posta attenzione in fase di progettazione. Una configurazione proposta automaticamente crea un ancoraggio: chi la riceve tende ad accettarla. Per questo la proposta va presentata insieme agli elementi di incertezza, e i casi a bassa confidenza vanno segnalati in modo esplicito invece che risolti d’ufficio.
Gli indicatori
Quattro misure, rilevate prima dell’avvio.
Tempo medio di risposta a una richiesta d’offerta, distinto per complessità.
Tasso di risposta, cioè la percentuale di richieste ricevute che si traducono in un’offerta presentata. È l’indicatore più direttamente legato al fatturato e quello che tipicamente mostra il movimento maggiore.
Errori di quotazione rilevati a valle: requisiti non recepiti, componenti mancanti in distinta, lavorazioni non conteggiate. Vanno misurati sull’impatto economico, non solo sul numero.
Scostamento tra margine preventivato e margine realizzato. È un indicatore di qualità dell’offerta e risponde alla domanda che interessa alla direzione: le offerte sono più rapide anche a parità di accuratezza.
Il numero di preventivi prodotti, da solo, non è un indicatore di risultato.
Che cosa non risolve
Non compensa listini disallineati o distinte incomplete. La configurazione proposta eredita la qualità dei dati di origine.
Non gestisce le richieste realmente atipiche, dove ogni elemento è specifico. Restano lavoro di ufficio tecnico, e va accettato.
Non sostituisce la relazione commerciale. Un’offerta rapida non compensa un rapporto mal presidiato.
E non funziona su volumi bassi. Se le richieste sono poche decine l’anno, il costo di configurazione e manutenzione non è giustificato.
In chiusura
La preventivazione è tra i processi con il rapporto più favorevole tra beneficio e complessità, perché è ripetitiva, documentata e collegata direttamente al fatturato.
Il punto di partenza che consigliamo è una famiglia di prodotto con richieste ricorrenti e documentazione tipizzata, misurando tempo di risposta e tasso di risposta prima dell’avvio.
Se avete un processo di offerta con tempi lunghi o con richieste che restano inevase, siamo disponibili a un confronto su quel caso.
