La rendicontazione dei fondi non è un problema di volontà, ma di volume documentale e di scadenze.
Gli uffici che se ne occupano lo sanno con precisione. Le regole sono note, i format sono definiti, le persone sono competenti. Ciò che manca è il tempo per verificare, entro le finestre di rendicontazione, una documentazione che arriva da soggetti attuatori diversi, in momenti diversi e con livelli di completezza diversi.
Il risultato è un lavoro concentrato nelle settimane finali, con i controlli più accurati riservati a un campione e il resto verificato per quanto le scadenze consentono.
I punti critici
Tre, e sono di natura diversa tra loro.
La completezza della documentazione. Ogni spesa richiede un corredo definito: atto di affidamento, contratto, fatture, quietanze, verbali, documentazione fotografica dove prevista. Verificare che ci sia tutto, per ogni intervento e per ogni soggetto attuatore, è un controllo formale, ripetitivo e ad alto volume.
La coerenza tra fonti. Gli stessi dati compaiono in documenti diversi: importo dell’atto, importo del contratto, importo fatturato, importo quietanzato, importo dichiarato nel sistema di monitoraggio. Le discrepanze sono spesso spiegabili, ma vanno individuate e giustificate. Individuarle a mano, su migliaia di righe, è il collo di bottiglia principale.
La tracciabilità per l’audit. Non basta che la verifica sia stata fatta: deve essere dimostrabile come, quando e su quale documento. Ricostruire questa evidenza a posteriori, quando la richiesta arriva dall’organismo di controllo, è un lavoro che si somma a quello ordinario.
A questi si aggiunge una difficoltà strutturale: la documentazione è dispersa tra uffici, enti attuatori e archivi diversi, con la conseguenza che la prima attività di ogni verifica è spesso il reperimento.
Che cosa può essere verificato automaticamente
La distinzione va fatta con precisione, perché determina il perimetro realistico del progetto.
Verificabile automaticamente. La presenza dei documenti richiesti rispetto alla tipologia di spesa. La leggibilità e la classificazione dei file caricati. L’estrazione degli importi, delle date, dei riferimenti agli atti e dei codici identificativi. Il confronto tra i valori estratti dai diversi documenti della stessa pratica, con segnalazione degli scostamenti. La coerenza tra le date, per esempio una fattura antecedente all’affidamento. La verifica formale della presenza degli elementi obbligatori negli atti, come i riferimenti al programma di finanziamento.
Richiede un istruttore. L’ammissibilità della spesa rispetto alle regole della misura, che comporta interpretazione. La valutazione della congruità. La qualificazione di una discrepanza come errore materiale o come irregolarità. Ogni decisione che produce effetti verso il soggetto attuatore.
La linea è la stessa che vale in ogni processo amministrativo: il sistema prepara, verifica formalmente e segnala; la valutazione e la decisione restano di chi ne risponde.
Va aggiunto che il sistema deve essere costruito per segnalare in eccesso piuttosto che in difetto. In un contesto di controllo, un falso allarme costa la verifica di un caso; un’omissione costa un rilievo in audit.
Il valore di un controllo continuo
È il punto che cambia maggiormente il modo di lavorare, più dell’automazione in sé.
Oggi il controllo documentale si concentra in prossimità delle scadenze e, per ragioni di volume, opera in larga parte a campione. Le anomalie emergono mesi dopo il caricamento della documentazione, quando correggerle significa risalire al soggetto attuatore, richiedere integrazioni e attendere.
Un sistema che verifica al momento del caricamento sposta il controllo all’inizio. L’anomalia viene segnalata quando la documentazione è ancora recente, chi l’ha prodotta ha il contesto in mente e la correzione richiede giorni invece che settimane.
L’effetto secondario è forse più rilevante di quello primario: la copertura del controllo passa dal campione alla totalità delle pratiche, almeno per le verifiche formali. Non perché il sistema sia più accurato di un istruttore, ma perché può esaminare tutto.
Resta il campione per i controlli sostanziali, che continuano a richiedere valutazione professionale. Ma il campione viene selezionato meglio, perché le anomalie formali sono già state intercettate e possono orientare la scelta.
Effetti sulla preparazione degli audit
Quattro indicatori, da rilevare sullo stato di partenza.
Tempo di preparazione della documentazione per una richiesta dell’organismo di controllo. È l’indicatore più direttamente percepito dall’ufficio.
Numero di rilievi per documentazione incompleta o incoerente. Va letto insieme al successivo, perché i due si muovono in direzioni opposte nella fase iniziale.
Numero di anomalie intercettate in fase di caricamento. Un aumento è un risultato positivo, non negativo: significa che vengono trovate prima.
Copertura effettiva del controllo formale, cioè la percentuale di documentazione verificata rispetto al totale, invece della percentuale campionata.
Un elemento non riducibile a indicatore: la disponibilità immediata dell’evidenza documentale di ogni verifica. Cambia la natura della preparazione di un audit, da ricostruzione a estrazione.
Un’avvertenza sulla lettura del secondo e del terzo indicatore nei primi mesi. Un controllo più sistematico fa crescere il numero di anomalie registrate mentre fa calare quelle che arrivano fino all’organismo di controllo. Se i due dati vengono comunicati separatamente, il primo può essere interpretato come un peggioramento della qualità della documentazione, quando in realtà misura l’efficacia della verifica.
Che cosa questo approccio non risolve
Non modifica le regole di ammissibilità né i termini di rendicontazione.
Non sostituisce il rapporto con i soggetti attuatori. Un sistema segnala che manca un documento; ottenerlo resta un’attività di relazione, e in molti casi è lì che si concentra il tempo effettivo.
Non risolve la dispersione degli archivi. Se la documentazione risiede in sistemi non collegati, il primo lavoro è di ricognizione e integrazione, e va messo a piano come attività autonoma.
E non è indicato per misure a basso volume o con documentazione non standardizzabile. La ripetitività è la condizione che rende sostenibile il costo di configurazione e manutenzione.
Vale infine il richiamo generale sulla qualità del dato in ingresso: su scansioni illeggibili o documenti caricati in formati non trattabili, l’estrazione automatica non produce risultati affidabili. La definizione di requisiti minimi sui file caricati è parte del progetto.
In chiusura
Il percorso che consigliamo parte da una singola misura o da una tipologia di spesa ad alto volume, con documentazione standardizzata e un responsabile individuato, misurando lo stato iniziale prima dell’avvio.
Se state affrontando questo tema su un programma specifico, siamo disponibili a un confronto tecnico: quali documenti sono coinvolti, quali verifiche sarebbero automatizzabili e quali indicatori sarebbe realistico misurare entro la prossima finestra di rendicontazione.
